Griffie

Om ambtelijke ondersteuning te bieden aan alle taken van de deelraad is er met de invoering van het dualisme in 2002 een griffie wettelijk verplicht gesteld. De belangrijkste taak van de griffie is om de gemeenteraad in brede zin te ondersteunen. Dit impliceert o.a. het adviseren en logistiek ondersteunen van de gemeenteraad en zijn raadscommissie. De griffie, onder leiding van de griffier, zorgt ervoor dat vergaderingen van de raadscommissie en de gemeenteraad in goede banen wordt geleid. Zij verzorgt de informatievoorziening (zgn stukkenstroom) van en naar raad en commissie en stelt vergaderagenda’s samen. Daarnaast staat zij de raadsvoorzitter en de commissievoorzitter terzijde bij het uitoefenen van hun voorzitterschap en helpt ze raadsleden bij het formuleren van moties, amendementen, nota’s en initiatiefvoorstellen. De griffier zit in de raadzaal naast de voorzitter en ondersteunt hem zo in zijn taak als voorzitter van de vergadering. Ze bekijkt of ingediende moties op de juiste manier opgesteld zijn, begeleidt stemrondes en houdt in de gaten of er vergaderd wordt volgens de regels van het spel.

Daarnaast is de griffie ook belast met nog een aantal zaken, zoals bijvoorbeeld:

• organiseren van werkbezoeken, presentatie avonden, hoorzittingen
• voorbereiden van presidiumagenda en onderliggende stukken
• implementatie van het dualisme (werkgroep dualisme)
• organiseren van trainingen e.d. voor raadsleden
• draagt zorg voor publicatie’s

Griffier
De gemeenteraad benoemt de griffier en is de directe opdrachtgever. De griffier, de ‘baas van de griffie’, ondersteunt op secretarieel, procesmatig en inhoudelijk gebied. De griffier is secretaris van de deelraad en staat hiërarchisch gelijk aan de gemeentesecretaris. Hij/zij is bij alle deelraadsvergaderingen aanwezig, ondersteunt bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en het versturen van de vergaderstukken en zorgt ervoor dat de vergadering goed verloopt. Ook archivering hoort bij de taken van de griffier.

Tussenpersoon
Daarnaast is de griffier een soort tussenpersoon tussen de deelraad en het dagelijks bestuur, de ambtelijke organisatie en de buitenwereld (burgers, organisaties, media, bedrijfsleven). De griffier kan vragen uit de deelraad zelf beantwoorden of doorspelen aan de gemeentesecretaris.

Griffie Hoek van Holland
Postbus 10
3151 AA Hoek van Holland
Tel.: 0174-315143
E-mail: griffierhoekvanholland@rotterdam.nl